Главная / Директору ресторана / Компетенция и ответственность. Часть вторая

Компетенция и ответственность. Часть вторая

Предприятие – это не только хозяйственно-технический комплекс, но и социальная структура с многогранными межличностными отношениями, которые необходимо привести в соответствие друг с другом. При этом важно разумное распределение (децентрализация) или обобщение (централизация) задач предприятия; важно и подчинение, и координация диапазонов работы.

 

Необходимо четкое соблюдение субординации, то есть все члены коллектива должны быть однозначно проинформированы о структуре инстанций, задачах, сферах ответственности и полномочиях. Каждый должен обладать необходимыми полномочиями по порученным ему заданиям. Каждого должен нести ответственность только за те виды деятельности, которые ему поручены и на которые он действительно может влиять.

 

Предпосылки организации предприятия:

 

 

Организация предприятия преследует цель: при помощи соответствующих действий обеспечить наиболее экономное выполнение общей задачи предприятия. Отсюда неизбежно следует вывод, что отправной точкой организационных положений может быть только четко очерченный круг задач предприятия. Задачи, выполняемые путем простых и одновариантных действий (например, включение света путем нажатия на кнопку выключателя) не являются основанием для масштабной мысленной подготовки и выбора оптимальной (= экономной) альтернативы действий. Следовательно, вторая предпосылка для рационального применения организации состоит в том, что задача, которую требуется организовать, должна быть комплексной, то есть, прежде всего, обозримой и делимой на составные части. Большая трудоемкость мысленной проработки общей задачи, поиска альтернативных путей ее выполнения, выбор наиболее экономной альтернативы и письменное закрепление четко разработанных правил организации целесообразна лишь в том случае, если выполнение задачи требует большого времени и действия, направленные на ее выполнение будут неоднократно повторяться. Однократные и предсказуемые дела требуют краткосрочного планирования действий (= диспозиция), а непредсказуемые прецеденты решаются при помощи немедленной спонтанной реакции (= импровизация).

 

Путем организации к выполнению задачи предприятия сводятся воедино люди, средства производства, сырье и материалы. Чтобы наглядно и обозримо представить комплексную задачу, можно разделить организацию на следующие составные части:

 

 

Таким образом, организация предприятия регулирует распределение заданий и рабочие процессы. Поэтому в организации предприятия мы различаем:

 

Организация предприятия

 

организацию структуры                                                        организацию процесса

 

создание структуры предприятия                                      регулирует процесс и

путем разграничения сфер                                               пространственные условия

деятельности и создание                                                  (план путей передачи

рабочих мест и отделов                                                     деловой документации,

                                                                                             сырья и материалов,

                                                                                             сокращение путей

                                                                                             передачи информации

                                                                                             внутри предприятия)

 

Так же как и поставленная задача, организация ориентирована на длительный срок. Все составленные ею распоряжения, по которым должны производиться определенные процессы, действуют четко и постоянно, тем самым обеспечивая предприятию стабильность структуры. Подобные структурирующие распоряжения могут представлять собой предписания, указания, директивы, должностные инструкции, а также правовые предписания и правила. Наряду с этим кратковременные (ситуационные) плановые распоряжения обеспечивают урегулирование разовых, предсказуемых и спонтанных ситуаций и тем самым придают предприятию гибкость.

 

Общие (генеральные) распоряжения – организация: Составление списка постояльцев в гостиничных номерах происходит ежедневно и выполняется одним и тем же образом. Его передача в хозяйственный сектор, на кухню и в ресторан тоже регулярно повторяется. Эти и другие регулярно и однообразно повторяющиеся виды деятельности нет необходимости всякий раз продумывать заново, они регулируются на длительный промежуток времени. Одинаково или сходно протекающие процессы регулируются на предприятии принципиально, что придает предприятию стабильность и упрощает нормальный ход работы предприятия. Эти генеральные распоряжения способствуют рационализации работы предприятия. А недостаток генеральных распоряжений является помехой.

 

Ситуационные распоряжения – оперативное управление: Большая часть решений принимается на предприятии по мере возникновения конкретных ситуаций. Так, закупщик, получив на винном складе информацию о минимальном уровне производственных запасов какого-либо товара (вина, шампанского), может заказать определенное количество по списку наличия товара на складе или договориться об объемах заказов в зависимости от спроса и ситуации, он должен принять оперативное решение. Разовый производственный процесс, который можно было предвидеть, регулируется ситуационно и называется оперативным управлением. При этом соответствующий сотрудник получает от своего руководства более или менее широкий диапазон свободы действий для оперативного управления.

 

Спонтанные распоряжения – импровизация: На предприятии могут возникать непредсказуемые ситуации, которые невозможно устранить ни генеральным, ни оперативным управлением, например, неожиданный приезд автобуса с 50 туристами, не забронировавшими гостиничные номера. В таких случаях приходится принимать срочные решения, чтобы группа туристов была обеспечена всем необходимым, то есть импровизировать. Импровизируя, мы принимаем временные, вспомогательные меры, необходимые в непредвиденных ситуациях, возникающих на предприятии.

 

Чем меньше предприятие, тем чаще приходится импровизировать. Частично это связано с малым количеством определенных производственных процессов. На более крупных предприятиях автоматически возникает большее количество однородных рабочих процессов. Если они повторяются достаточно часто и на протяжении длительного времени, вырабатываются общие правила. Если случай единичный, то принимается конкретное решение, то есть осуществляется оперативное руководство. Когда единичные случаи начинают регулярно повторяться, ситуационные распоряжения заменяются генеральными.

Замена организационной стадии «импровизация» стадией «оперативное управление» и «оперативного управления» – «организацией» называется принципом субституции организации. С его помощью достигается разумное равновесие между стабильностью генерального структурирования (=организации) и гибкостью ситуационного (=оперативного) и спонтанного (= импровизационного) управления. Чрезмерная доля долгосрочных распоряжений приводит к застою и нерентабельности (= излишне разросшаяся организационная структура). Недостаток долгосрочных распоряжений ведет к неуверенности и проблемам компетенции (недостаточная организационная структура). Оптимальным является взвешенное соотношение организации, оперативного управления и импровизации. Все регулярно повторяющиеся процессы регулируются на длительный срок, чтобы обеспечить необходимое спокойствие и порядок для выполнения комплексных задач. С другой стороны однократные процессы и непредвиденные случаи регулируются спонтанно. Таким образом, приспособление к изменяющимся условиям окружающей среды происходит быстро и эффективно.

 

Как понятно из предыдущих разъяснений, степень организации определяется по следующим принципам:

 

                                                       Рентабельность

 

Целесообразность                                                            Взвешенность (не излишняя

(поставленные цели                                                         и не недостаточная

выполнены)                                                                      организационная структура)

 

                                                Координация задач предприятия

                                                        и диапазонов работ

 

Илл. 39

 

Общие задачи предприятия определяются преследованием определенной вещественной цели, которая может состоять, например, в покупке, в составлении ассортимента и продажи вин. Эта вещественная цель, которую в гостиничном  ресторане преследуют несколько сотрудников, способствует выполнению общей задачи предприятия: «обеспечение постояльцев блюдами и напитками».

Получайте все новости отрасли первыми



Читать далее