Главная / Для предприятия общепита / Экономика предприятия общественного питания / Операционная карта менеджера по логистике предприятия группы предприятий общественного питания

Операционная карта менеджера по логистике предприятия группы предприятий общественного питания

ОПЕРАЦИОННАЯ КАРТА ПО ЗАКУПКЕ ХОЛДИНГА

 

 

        Функции

 

Процессы

Менеджер по логистике

Руководитель  СЛ

Директор БЦ

Шеф-повар

Кладовщик

Бухкипера  БЦ

Результат  процесса

Централизованная закупка

1.Заказ продуктов.

 

 

 

-МЛ получает заявку( по установленной форме ) на закупку от дир. БЦ для согласования  на электронный адрес (____________________) до 19.00 по рабочим дням.

 

 

 

 

 

— Директор БЦ  ежедневно (понедельник -пятница)принимает заявки от кладовщика и шеф-повара  на закупку  товара.

— Директор БЦ определяет  обоснованность заявки, сверяя заказ с текущим состоянием продуктов в системе «Магнат». При необходимости закупки директор БЦ заполняет карту по закупке установленного образца.

 

 

 

 

-Шеф-повар  при необходимости закупки по установленному графику   за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

 

 

-Кладовщик по рабочим дням  при необходимости закупки   за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

 

— Утверждение порядка ответственности  и последовательности   взаимодействий между  службой  логистики УК и БЦ .

-Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.

-Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и  не согласованной закупки с службой логистики  УК .

-Постоянный контроль за вводом   накладных в систему «Магнат».

— Сокращение оборотных средств в БЦ  и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение  закупки неликвидных товаров.

2.Согласование заказа на закупку.

 

— Получив заявку на заказ МЛ в течении 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

-При необходимости МЛ вносит изменения в заказ( о которых сообщает директору БЦ) .

 

— РСЛ ежедневно  выборочно контролирует  заказы на закупку из БЦ  , все заказы на сумму свыше 20.000 руб. утверждает лично.

-Директор БЦ  отправляет заявку на заказ   по электронной почте МЛ в УК  на адрес  (____________) до 19.00 по рабочим дням.

-В течение 30 минут директор БЦ получает подтверждение на закупку от МЛ  , при необходимости согласовывает заказ с МЛ по телефону          _____________________________________________

 

  -Доставка по заявке на закупку  присланной до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные  после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

 

 

-Шеф-повар согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

-Кладовщик согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

 

 

3.Заказ товара у поставщика..

 

-После  проверки и согласования заявки с БЦ  МЛ производит заказ у поставщика через оператора, согласовывает его , определяет дату поставки  и форму оплаты.

-Доставка по заявки на закупку  присланные до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные  после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Поставка товара

 

 

-Директор БЦ организует прием товара в БЦ лицами ответственными за этот процесс.(шеф-повар, кладовщик)

-Шеф-повар принимает товар на кухню от поставщика , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу  накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

 

-Кладовщик принимает товар на бар от поставщика , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает её. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара кладовщик  передает бухкипперу  накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

-Бухкиппер  БЦ принимает от шеф- повара или кладовщика накладные на поставленный товар , счета фактуры, кассовые чеки , сертефикаты.Эти  документы хранятся у бухкипера  БЦ в отдельных папках. 

-Бухкиппер  БЦ вносит состав накладных в систему «Магнат» непозднее 12.00 следующего дня после поставки.

-Копия накладных пересылается МЛ в УК по электронной почте на адрес  (__________) до 19.00 по рабочим дням.

-На товар который оплачивается по факту бухкиппер    БЦ выписывает расходно   — кассовый   ордер и после этого производит выдачу денег из кассы.

 

 

 

Самостоятельная закупка при форс-мажорных обстоятельствах, закупка на банкет.

1.Заказ товара

 

 

 

 

 

 

1.МЛ получает заявку ( по форме№1,№2) на закупку от дир  . БЦ для согласования  на электронный адрес (___________) до 17.00 ежедневно.

электронной почте и  по телефону В БЦ..

 

 

 

 

 

 

 

— РСЛ ежедневно  выборочно контролирует  заявки  на самостоятельную  закупку из БЦ  , все заказы на сумму свыше 5.000 руб. утверждает лично.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Получает заявку  на продукты от шеф-повара  по форме №2 или кладовщика  по форме №1.

2.Сверяет ее с текущим состоянием в системе «Магнат».

3.При необходимости произвести самостоятельную закупку посылает  заявку на электронный адрес (____________) до 17.00 ежедневно МЛ  в УК .

4. Получив подтверждение, согласованного количества продукта  ,  от МЛ по электронной почте и по телефону производит закупку.

5.Если  не возможно согласовать заказ по  электронной почте, то заявка согласовывается по телефону МЛ(8-901-510-12-70)

 

 

 

 

 

 

 

1.При недопоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе  большего количества определенного продукта шеф-повар заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №2 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

 

 

 

 

 

 

1.При недоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе большего количества определенного продукта бармен заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №1 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

 

 

 

 

 

 

1.Получает от директора БЦ  накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

— Утверждение порядка ответственности последовательности  взаимодействий между  службой  логистики УК    и БЦ .

 -Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.      

— -Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и  не согласованной закупки с службой логистики  УК .

-Постоянный контроль за вводом  накладных в систему «Магнат».

— Сокращение оборотных средств в БЦ  и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение  закупки неликвидных товаров.

 

 

 

2.МЛ в течение 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

3.После согласования заявки МЛ  подтверждает заказа по электронной почте и  по телефону В  БЦ..

4.Если  не возможно согласовать  заказ по  электронной почте  то заявка согласовывается по телефону с МЛ (___________).

 

 

 

 

 

 

2.Закупка  и приходывание товара .

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения  до 14.00. контролирует введение накладных в систему «Магнат» по каждому БЦ      — После проверки данных МЛ  письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30  РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

 

 

-Директор БЦ назначает ответственного  за самостоятельную закупку или производит ее сам .

-.Директор БЦ не позднее 11.00 следующего дня после закупки  отдает бухкипперу накладные , счета  и чеки на товар для введения их в систему «Магнат»

-Шеф-повар принимает товар на кухню от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

 

-Кладовщик принимает товар на бар от   директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. К  товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара кладовщик  передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

1.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку   накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

 

Ежедневная закупка в БЦ на 500 рублей.

Порядок закупки.

 

 

 

Директор   БЦ назначает ответственное лицо за ежедневную закупку (зам. директора БЦ, администратор смены)

-Директор БЦ выдает накладную № 3 для закупки и определяет количество закупаемого товара с шеф-поваром..

-Шеф- повар подает заявку директор БЦ на ежедневную  закупку.

 

-Бухкиппер БЦ выдает ответственному лицу (зам.директора БЦ, администратор смены)

  500 рублей на ежедневную закупку

— Утверждение порядка ответственности и последовательности  взаимодействий между  службой  логистики УК    и БЦ .

— Закупка только утвержденных позиций  на сумму не более 500 руб.

— контроль ввода накладных в систему «Магнат».

 

Порядок приема и приходывания  товара.

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения  до 14.00. контролирует введение накладных в систему«Магнат» по каждому БЦ      -После проверки данных МЛ  письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30  РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

 

 

-Директор БЦ расписывается в накладной на самостоятельную закупку и передает ее для приходывния бухкипперу БЦ не позднее 11.00 следующего дня.

-Шеф-повар принимает товар от зам.директора БЦ или администратор смены по накладной на ежедневную закупку и передает ее Директору БЦ.

 

 

-.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку   накладную  на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

 

 

Получайте все новости отрасли первыми



Читать далее