Главная / Вестник индустрии питания России / Полезные советы / Инструкция по работе стола заказов в кулинарии. Пример составления документа

Инструкция по работе стола заказов в кулинарии. Пример составления документа

Инструкция по работе стола заказов в кулинарии. Пример составления документа

Режим работы стола заказов : с 8-00 до 20-00

График работы администратора  стола заказов : посменно 3*3 с 7-00 до 20-00, обеденный перерыв 1час.

            Администратор принимает заказы как от частных  лиц  в течение всего рабочего времени..заявки  от точек реализации принимает с 11-00 до 16-00. Заявки вносятся в компьютер в сводные бланки, распечатываются и раздаются по цехам, дубликаты передаются в экспедиции с целью отслеживания выполнения заявок. На следующий день заявки подшиваются и хранятся в течении 1 недели. Заявки поступают в основном по факсу.   

Используемые термины:

Заявка – информация на приготовление блюда (продукции), поступившая администратору стола заказов при личном контакте, по телефону, факсу или другому каналу связи.

Журнал заявок – журнал, в котором регистрируются заявки с указанием № заявки, даты и времени поступления заявки, фамилии и инициалов заказчика, перечень заказанной продукции, место, дата и время доставки, контактный телефон,  подпись администратора, принявшего заказ (см. «Журнал заявок»). Данный журнал хранится у администратора стола заказов.

Принять заявку – заявка считается принятой, если она занесена в журнал заявок и заполнены все вышеперечисленные пункты.

Данная инструкция регламентирует порядок действий при заказе продукции и особенности её доставки.

Ответственность за исполнение пунктов данного регламента несут администратор стола заказов и водитель.

В случае срыва доставки ответственное лицо несёт материальную ответственность : выполняет заказ и доставку за свой счет .

Контроль за  выполнением пунктов регламента осуществляет администратор стола заказов.

 

Прием и выполнение заявки

 

Заявку принимает администратор стола заказов.

Стандарт приёма заявки:

— Стол заказов Пышка. Здравствуйте.

Не перебивая, выслушать покупателя.

— Что Вы желаете заказать?

Выслушав, принять заявку.

Посчитать общую сумму заказа с учётом доставки и озвучить её.

— Сумма Вашего заказа составила … рублей.

Выдержать небольшую паузу (2 секунды)

— Спасибо за заказ. Ваш заказ будет выполнен через … минут (если заявка не срочная и сделана на более поздний срок, то ещё раз проговорить дату, время и место доставки).

При заявке на сумму более тысячи рублей покупателя необходимо пригласить для внесения аванса в размере 30-50 процентов..

 

После приёма заявки администратор стола заказов заполняет бланк заявки.  Затем он звонит бригадиру соответствующего цеха, который  в свою очередь отправляет одного из своих сотрудников за заявкой. Сотрудник цеха, получив заполненный бланк, ставит  разборчиво подпись в журнале заявок, подтверждая факт получения заявки.

Администратор должен отслеживать выполнение заявки , если заявка сделана на последующие дни.

После выполнения заказа на производстве, бригадир сам или через своего подчинённого отправляет продукцию в стол заказов вместе с бланком заявки. Администратор стола заказов проверяет заявку по количеству и фиксирует в журнале заявок время прибытия заявки из цеха.

В случае если заказчик сам забирает заказ, то ему выдаётся бланк заказа, чек. Итоговая сумма в бланке заказа должно совпадать с суммой выбитой в чеке. В случае если заказчик попросил доставку на дом, то см. п.3.

 

Доставка заказа

 

После прибытия заказа в стол заказов, администратор ещё раз оговаривает с заказчикои доставку и  связывается с водителем (или организацией) осуществляющей доставку и определяет время доставки..

При заявке на сумму менее ——-ублей доставка платная и составляет —-рублей (прилагается отдельный чек).  Директор предприятия  имеет право корректировать условия доставки.

Водитель проверяет количество заявки по чеку, грузит продукцию в машину  и берёт с собой чек, после чего ставит подпись в журнале заявок с указанием времени отъезда.

 

Стандартный набор фраз водителя при доставке:

 

— Здравствуйте. Компания «Пышка». Примите, пожалуйста, заказ.

Передать продукцию вместе с чеком заказчику и назвать сумму чеков (с учётом доставки).

— С Вас … рублей.

Получив деньги, прощается.

— До свидания (всего доброго).Спасибо.

Наличные деньги водитель доставляет администратору стола заказов.

Администратор стола заказов пересчитывает деньги и сверяет сумму с суммой заказа. звонит с сотового телефона

Задержан заказ с производства

 

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА АДМИНИСТРАТОРА СТОЛА ЗАКАЗОВ

 

Стол письменный с тумбой

Компьютер, принтер, телефон- факс с АОН, кассовый аппарат.

 

Окончание работы 

Проверить разноску всех заказов на производство.

Проконтролировать выполнение заказов следующего дня

Привести в порядок весь наглядный материал: фотоальбомы, прайсы. Обеспечить на начало дня бланками.

Расставить по местам мебель

Проверить работу холодильного оборудования

Сдать рабочее место администратору зала .

 

 

С регламентом ознакомлены:

 

Получайте все новости отрасли первыми



Читать далее