Необходимо требовать от поставщиков четкого заполнения товарных ордеров с подробным указанием каждого наименования товара, марки, цены за единицу общей стоимости и суммы налога или сбора, если это необходимо. Тотчас после проверки качества, марки веса или числа поступивших единиц в партии товара необходимо сопоставить эти данные с указанными в накладной. В случае обнаружения расхождений или ошибок надо немедленно внести соответствующие поправки в накладную, поставив об этом в известность сопровождающего груз экспедитора или в случае его отсутствия водителя автомашины. Затем на каждом ящике или коробке надо сделать пометку с указанием цены содержащихся в таре товаров и немедленно подшить те товарные ордера, которые не потребовали исправлений и подлежат оплате. Если придерживаться такой системы работы, то это значительно сэкономит последующие затраты труда, связанные с расшифровкой накладных, внесением в них исправлений, выпиской необходимых для оплаты денежных документов и прочей конторской документации. Поскольку прием и проверка поступающих грузов должны осуществляться в присутствии и при участии руководителя предприятия, одного из его заместителей или другого ответственного работника, рекомендуется планировать эти операции таким образом, чтобы они производились не в самые оживленные часы работы предприятия, когда наплыв посетителей особенно большой. При этом надо учитывать необходимые меры предосторожности против возможного хищения грузов, требующие усиленного наблюдения со стороны работников предприятия в процессе разгрузки и переноски грузов на склад. Вообще все операции по приему и учету грузов должны происходить быстро и четко, что в интересах как самого предприятия, так и поставщика и представляющих его работников (водитель, экспедитор, грузчики). В крупных предприятиях массового питания приемом, проверкой и учетом поступающих товаров обычно занимаются штатные работники. Однако в небольших предприятиях эти обязанности возлагаются на одного из руководящих работников, обычно знакомого с такими операциями и полностью отвечающего за их выполнение. Во всяком случае, они сопряжены с такой ответственностью, что их нельзя поручать любому работнику предприятия. По окончании выгрузки партии поступившего груза соответствующий работник наблюдает за производством всех операций, связанных с проверкой, учетом и взвешиванием товаров (или сам осуществляет их), а затем подписывает накладную и вручает ее экспедитору (водителю). После маркировки всех полученных ящиков и коробок выделенные для этой цели работники предприятия укладывают их на хранение в склад, что следует делать возможно скорее, чтобы предотвратить возможность хищения. В течение всего этого времени вход на территорию грузового двора, склада, помещения для приема грузов должен быть закрыт для посторонних.
Складские помещения предприятий общественного питания служат для приемки поступающих от поставщиков продуктов, сырья и полуфабрикатов, их краткосрочного хранения и отпуска. Складские помещения могут размещаться в отдельных помещениях, а также на первых, цокольных и подвальных этажах. Они должны иметь удобную связь с производственными помещениями. Компоновка складских помещений производится по направлению движения сырья и продуктов при обеспечении наиболее рационального выполнения складских операций и погрузочно-разгрузочных работ. Крупные фирмы (акционерные общества), объединяющие несколько предприятий, как правило, имеют центральные склады, откуда продукция поступает на склады предприятий общественного питания, входящих в эти объединения. Такой склад может предназначаться для хранения товаров одной фирмы (склад индивидуального пользования), а может на условиях лизинга сдаваться в аренду физическим или юридическим лицам (склад коллективного пользования). Склады могут быть цеховыми, обслуживающими цех, при котором они обычно и размещаются (кладовые суточного запаса «продуктов, кондитерского цеха). В предприятиях массового питания различают два вида складских хранилищ: главный, или основной, склад и подсобную кладовую. Главный, или основной, склад оборудован морозильными и холодильными камерами, холодильниками для пива, стеллажами и боксами для хранения нескоропортящихся пищевых продуктов, винно-водочных изделий, всевозможных материалов, моющих и чистящих средств и т. п. Такой склад обычно примыкает к помещению для приема грузов вблизи основного производства. В нем хранятся запасы товаров, содержащиеся в полных, нераспечатанных ящиках, коробках, мешках, банках, которые могут быть использованы по возникновению потребности в них. Это не только упрощает их учет, но и обеспечивает максимальное использование складских площадей. Заполненные товарами и продуктами, невскрытые ящики и коробки препятствуют возможным хищениям: доступ на территорию главного склада затруднен, поскольку он не предназначен для частых посещений работниками, которым требуются продукты или изделия в процессе повседневной деятельности предприятия. Подсобные хранилища или кладовые, оборудованные небольшими морозильными или холодильными камерами, стеллажами, полками, прилавками, столами и пр., организуются в удобных местах предприятий. Размещаемые на наиболее подходящих участках, они позволяют обслуживающему персоналу по мере необходимости быстро получать требующиеся продукты по нескольку раз в течение рабочего дня, не обращаясь на главный склад. Это обеспечивает безопасность хранения запасов товаров в течение большей части суток. На многих производствах при кухне оборудована специальная поварская кладовая с холодильным шкафом, которой в течение рабочего дня пользуются повара и куда в конце каждого дня возвращают на хранение неиспользованные продукты. Такой порядок облегчает ведение учета. Общая масса продуктов, хранящихся в подсобных кладовых, пополняется по мере необходимости и остается фактически постоянной, поэтому отпадает необходимость в их учете. В то же время запасы продуктов главного склада, где хранятся невскрытые ящики и коробки, могут значительно изменяться, здесь учет необходим. Само собой разумеется, что подсобные кладовые также оборудуются замками в качестве дополнительной меры безопасности. Совокупность работ, выполняемых на различных складах, примерно одинакова. Любой склад обрабатывает, по меньшей мере, три вида материальных потоков: входной, выходной и внутренний. Наличие входного потока означает необходимость разгрузки транспорта, проверки количества и качества прибывшего груза. Выходной поток обусловливает необходимость погрузки на транспорт или отпуск на производство, внутренний — необходимость перемещения груза внутри склада.
В целом комплекс складских операций представляет собой следующую последовательность:
- разгрузка транспорта;
- приемка товаров;
- размещение на хранение;
- отпуск товаров из мест хранения;
- внутрискладское перемещение грузов.
Объемно-планировочные требования:
- складская площадь должна быть компактна, для каждого товара выделен участок;
- оборудование должно быть рационально размещено, причем предусматривается необходимая площадь для проездов и проходов;
- высота складских помещений, расположенных в подвальных этажах, должна быть не менее 2,5 м; охлаждаемых камер — не менее 2,4 м;
- подъезд транспорта и разгрузка продуктов должны осуществляться со стороны хозяйственного двора;
- для приемки грузов предусматриваются разгрузочные площадки, платформы для разгрузки нескольких машин сразу;
- для спуска товаров в подвальные помещения оборудуют специальные люки с дверями и пандусами;
- охлаждаемые камеры должны размещаться одним блоком с общим тамбуром.
Санитарно-гигиенические требования:
- для соблюдения санитарных правил стены в складских помещениях должны быть защищены от проникновения грызунов и покрашены масляной краской, а стены охлаждаемых камер облицованы кафельной плиткой для систематической влажной уборки;
- освещение в кладовых овощей и охлаждаемых камерах должно быть только искусственным, в других складских помещениях освещение, кроме искусственного может быть и естественным; коэффициент естественного освещения 1 : 15 (соотношение площади окон к площади пола), норма искусственного освещения 20 Вт на 1 м2;
- вентиляция в складских помещениях должна быть естественной и механической (вытяжной);
- полы должны обеспечивать безопасное и удобное передвижение грузов, людей и транспортных средств;
- Ø ширина коридоров складов принимается 1,3—1,8 м, а если применяются тележки – 2,7 м.
Большое значение имеет правильное размещение товаров с учетом максимального использования площади склада, возможности применения механизмов, обеспечения безопасности работы персонала, оперативного учета товарно-материальных ценностей. Для предотвращения потерь и порчи продуктов необходимо обеспечить в складских помещениях оптимальный режим хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами. Режим хранения — это определенная температура, скорость движения воздуха, относительная влажность. При хранении следует строго следить за соблюдением сроков реализации продуктов, особенно скоропортящихся. Необходимо постоянно следить за поддержанием необходимой температуры при холодильном хранении; 2-3° С в холодильных камерах и шкафах и — 20°С в морозильных камерах. Склады для сухих продуктов нельзя оборудовать в чрезмерно теплых, влажных или невентилируемых помещениях. В условиях жаркого климата такие склады должны охлаждаться, чтобы предотвратить заражение вредителями муки, крупы и других зерновых продуктов как следствие высокой температуры и влажности при хранении. В подобных условиях склады должны быть оборудованы термостатами для контроля наружной температуры воздуха. На крупных складах устанавливают звуковые сигнальные системы, которые автоматически включаются, как только температура достигает критической точки. В ряде случаев предприятия пользуются охлаждаемыми сборниками для мусора и пищевых отходов, чтобы предотвратить возможность их разложения и появление насекомых. Для обеспечения правильного режима хранения запрещается хранить: пищевые продукты вне складских помещений в коридорах, на разгрузочной площадке и т. п.); готовые изделия, гастрономические продукты — совместно с сырыми; товары, легко поглощающие запах (яйца, молочные продукты, хлеб, чай и т. д.) – с остропахнущими товарами (рыба, сельдь и др.); продукты с освободившейся тарой. Практически помещения основного склада на многих предприятиях массового питания не располагают достаточными складскими емкостями, в чем нередко можно убедиться при посещении многих предприятий; на полу и в проходах стоят во множестве ящики с продуктами, пролеты складов забиты мешками и тарой, даже в кухнях на свободных местах громоздятся иногда штабели картонных коробок.