Об автоматизации управления предприятием гостеприимства
Владимир Кузьмич Сирый
Сергей Владимирович Ярков
В нескольких предыдущих номерах журнала авторы писали о состоянии подготовки кадров для отрасли гостеприимства, о принципах и методах работы с персоналом, о роли эффективного управления предприятиями гостеприимства и порядке её отладки. Выстраивается достаточно простая логическая цепочка, которая в итоге замыкается в круг. Предприятию для процветания нужны платежеспособные гости. Но для того, чтобы гости выбирали предприятие и платили их нужно качественно обслуживать. А для этого необходим соответствующе подготовленный и хорошо работающий персонал. Он будет таковым только в том случае, если хорошо и всесторонне мотивируется и находится под постоянным контролем. Но последнее возможно только при хорошо отлаженной системе управления. Это, в свою очередь, требует колоссальных усилий менеджмента (как минимум, присутствия в пяти местах одновременно), если у него нет на вооружении качественного инструмента. Таковым в наше время является система автоматизации управления, основанная на применении информационных технологий. Эта система стоит денег и, зачастую, немалых. Их нужно заработать. И вот круг вроде бы замкнулся. Есть ли из него выход? Как показывает практика, в современных условиях решение большинства проблем этого круга обеспечивает все-таки система автоматизации. Поэтому любыми способами начинать нужно с неё, с её внедрения и освоения. Решений в этой сфере к настоящему времени существует достаточно много. Попытаемся обобщить их и дать некоторые рекомендации практикующим отельерам.
Как и в предыдущих статьях, под предприятием гостеприимства будем понимать типовую гостиницу среднего масштаба для среднего же класса. Гостя нужно принять, накормить, по возможности и его желанию развлечь и уложить спать с той или иной степенью комфортности. Поэтому в гостинице есть ресторан или точка организации питания иного формата и, возможно, гостям оказываются дополнительные развлекательные или иные услуги. Фешенебельные сети предприятий гостеприимства, организованные в столицах западными учредителями и по западным же стандартам в данном случае не рассматриваются.
Первый вопрос, на который попытаемся ответить – Зачем это нужно?
Значение и роль автоматизированных систем управления в успешности ведения бизнеса гостеприимства в настоящее время многими явно недооценивается. В профессиональных стандартах, предложенных Федерацией рестораторов и отельеров, устанавливается, что «иметь представление» о них должны лишь менеджеры четвертого уровня, занимающиеся стратегией развития предприятия. Однако реальная практика работы показывает, что даже современные горничная, официант, бармен должны не только «иметь представление», но и работать с соответствующими средствами, конечно, на своем уровне. И автоматизация настолько прочно вошла в повседневную жизнь современного предприятия гостеприимства, что POS-терминал на стойке сегодня уже воспринимается скорее как неотъемлемая часть интерьера, нежели как рабочий инструмент контактного персонала и автоматизации бизнес-процессов. Тем не менее, соответствующие средства всё ещё воспринимаются многими акционерами и управленцами бизнеса как некая дань моде.
А исходить нужно из следующего, – это инструмент получения, упорядочивания, накопления и анализа информации. А зачем? Для чего тратить деньги на дорогостоящую аппаратуру, программное обеспечение, обучение нерадивого персонала? Ведь удавалось же обслуживать гостей 20, 30, 100 и 300 лет назад без этого и нельзя сказать, что себе в убыток.
Что было в дореволюционной России на постоялых дворах, в ресторациях, трактирах и духанах. Воровство там было невозможно по определению. Во-первых, само название профессии «трактирщик», равно как и современное слово «отельер» или «ресторатор», предполагает, что упомянутый человек является владельцем заведения. А владелец вряд ли станет воровать у самого себя. Это очевидно. Конечно, в дореволюционной России в заведениях, кроме хозяина, работали половые (официанты), дворовые (по хозяйству), но им строго-настрого возбранялось брать мзду у посетителей. Расплату за «питие и кушанья» всегда получал хозяин или «трактирная девка», дочь хозяина.
Это обстоятельство проливает свет на первую и важнейшую предпосылку к необходимости применения систем автоматизированного учета и управления в современных условиях. Владелец бизнеса просто не может доверять своим подчиненным так же, как себе и членам своей семьи. В тот момент, когда частное предприятие среднего и тем более крупного формата потребовало личного присутствия владельца в решении денежных вопросов в 5 местах одновременно (брать плату за услугу, расплачиваться с поставщиком, выплачивать налог и т. д.), назрела необходимость в появлении систем автоматизированного контроля всех процессов на предприятии. В этот момент появились доверенные лица, которым были делегированы полномочия. С этого момента на предприятиях индустрии гостеприимства началось повальное воровство. Особо оно «процветает» в ресторанной части предприятия.
Свежайший пример. Буквально месяц назад отдыхал в пансионате с трёхразовым питанием по ресторанному типу. С балкона номера был виден «тыловой» выход с кухни. КАЖДЫЙ день!!! вечером с него загружалась доверху коляска мотоцикла «Урал» и увозилась в известном направлении. Естественно, стоимость всего этого «добра» компенсируется в ценах для отдыхающих. Котлеты с преобладанием хлеба никак не способствуют желанию «поотдыхать» там ещё раз, ну и т.д. А нужно всего лишь наладить строжайший учёт, образно говоря, движения каждой крупинки по предприятию с закреплением ответственного на каждом шаге и реально контролировать всё это через внезапные инвентаризации. Это же касается и всех расходных материалов отельной части предприятия.
Сам факт возможности такого контроля, о котором известно персоналу, предотвращает до 90% злоупотреблений такого рода. А ведь по-другому в нашем отечестве не получается. По данным Министерства юстиции РФ за два года (2005 и 2006) всего 7 человек из числа сотрудников предприятий гостеприимства были привлечены к уголовной ответственности по статье «хищение». При этом по всем указанным случаям суд вынес решение о мере пресечения «условно». Следовательно, действительно «работающим» средством является только строгий учёт и контроль, налаживание которого возможно только в хорошо отлаженной системе управления на основе автоматизации.
Предотвращение злоупотреблений очень важная возможность систем автоматизации, но она далеко не единственная из тех, что позволяют сделать бизнес гостеприимства существенно более доходным почти без затрат (разовые на приобретение и внедрение системы). Охарактеризуем кратко и некоторые другие.
1. Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удаленного доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии или через автоматизированное рабочее место (АРМ) на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.
2. Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства каналов, используемых персоналом для злоупотреблений, повышения скорости оборота управленческой ин формации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат. Необходимы только, как уже упоминалось, разовые затраты на приобретение системы, незначительные затраты на ее эксплуатацию.
3. Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, благодаря применению подсистемы обеспечения и поддержки лояльности гостей.
4. Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации – тексты, таблицы, графики, видео и др. Такая возможность реализуется как для текущего состояния бизнеса (складывающегося на данный момент), так и за определенный период (от даты до даты), и за относительный период (например, за прошедшую неделю, независимо от даты ее начала). Во всех этих режимах демонстрируются значения и анализируются тенденции изменения любых финансовых и нефинансовых показателей, характеризующих деятельность предприятия. Такими показателями, например,
являются:
• выручка с возможностью разложения по соответствующим центрам финансовой ответственности (центры доходов);
• состояние складов в натуральном и денежном выражении;
• информация о снижении складских запасов ниже минимально допустимого уровня по отдельным номенклатурам и группам расходных материалов, продуктов, и товаров;
• величина маржинальной прибыли;
• величина операционной прибыли;
• величины расходов в целом или структурированные по видам и/или центрам финансовой ответственности (центры затрат);
• состояние зала (залов) на текущий момент с возможностью подключения к системе видеонаблюдения, если она установлена;
• величина персонифицированного вклада в выручку каждого сотрудника или персонифицированная раскладка затрат для анализа их эффективности и многое другое.
5. Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счет оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам расходных материалов, продуктов, товаров и в последующем строго контролировать их остатки. В результате появляется возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства и быстрее реагировать на изменения конъюнктуры рынка.
6. Ведение полноценного управленческого учета и анализа. Автоматизированная система управления позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что, кто и с какой эффективностью тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Управление расходами – краеугольный камень управленческого учета и основа повышения прибыльности предприятия. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в системе, позволит цивилизованно на современном уровне управлять ими. Затраты при ведении бизнеса неизбежны, но они не должны быть больше, чем необходимо.
7. Проведение маркетинговых исследований путем объективного определения ряда показателей, необходимых для эффективной деятельности предприятия в едином информационном пространстве системы. В частности, это:
• величина потока гостей за период (обеспечивает проведение статистических исследований и определение показателей наполняемости предприятия по дням недели и календарным периодам; оценку эффективности работы руководителя предприятия по привлечению гостей и др.);
• количество постоянных гостей с раскладкой по установленным на предприятии группам и категориям (позволяет оценивать функционирования системы обеспечения и поддержки лояльности гостей и эффективность работы менеджера, ответственного за персональную работу с ними);
• величина среднего чека на заказ в ресторане (дает возможность персонифицировано определить эффективность работы контактного персонала ресторана и строить на объективной основе систему мотивации);
• величина среднего дохода от гостя (позволяет оценить целевую аудиторию гостей предприятия по уровню доходов, что в последующем дает возможность целенаправленно планировать маркетинговые мероприятия для ее изменения или усиления).
8. Своевременное выявление «узких мест» в операционной деятельности предприятия, выработка и реализация эффективных управленческих решений по соответствующему совершенствованию бизнеса, предотвращению злоупотреблений и т. п. Это обеспечивается возможностью в реальном времени получать любую информацию о деятельности предприятия с помощью конструктора отчетов.
9. Осуществление объективного финансового, операционного и маркетингового планирования деятельности предприятия на любой горизонт от дня до года и более.
10. Выработка стратегии развития бизнеса на основе объективных данных. Таковыми, например, являются результаты статистических исследований содержания и тенденций изменения основных финансовых показателей операционной деятельности предприятия.
11. Увеличение стоимости бизнеса с минимальными затратами. Достигается за счет получения долговременных конкурентных преимуществ путем создания наиболее «продвинутой» по уровню и качеству системы управления. Отлаженное на ее основе управление увеличивает стоимость бизнеса многократно вследствие действия синергетического эффекта.
12. Быстрое наращивание возможностей системы управления по мере расширения бизнеса или потребностей предприятия. Как показывает практика, такая необходимость возникает довольно часто. Принципы модульного построения соответствующих программных продуктов позволяют легко решать
Следующий вопрос, на который следует ответить хотя бы кратко – Что представляет собой автоматизированная система управления (АСУ) отеля и ресторана?
Если следовать достаточно строгому определению, то АСУ предприятием представляет собой целенаправленно объединенную в единую систему совокупность технических и программных средств, обеспечивающая сбор, накопление, хранение и обработку информации по бизнес-процессам предприятия, а также автоматическое выполнение их отдельных подпроцессов.
Как следует из определения, полнофункциональная автоматизированная система управления предприятиями гостеприимства предназначена для решения двух задач. Это автоматизация собственно управления, которое является процессом сугубо информационным, и автоматизированной реализации основных бизнес-процессов предприятий. К ним можно отнести: прием и обслуживание гостей; контроль приема и обслуживания гостей; контроль и анализ собственного производства и продаж; управленческий учет и анализ; финансовое и операционное планирование; логистическое обеспечение; маркетинг; обеспечение и поддержка лояльности гостей; взаимодействие с контрагентами; работа с персоналом и др.
Техническую основу АСУ составляют обычные и специализированные компьютеры, принтеры различного назначения, фискальные регистраторы, устройства управления электропитанием, устройства и компоненты, позволяющие объединить их в локальную вычислительную сеть (ЛВС). При автоматизации управления сетями территориально разнесенных предприятий дополнительно используются различные стандартные каналы связи информационных сетей общего пользования (телефонные, Интернет и т. п.). В последнем случае в составе программного обеспечения целесообразно иметь модуль репликации данных. Таким образом, техническая часть АСУ является достаточно стандартной. Следовательно, эффективность той или иной конкретной системы во многом определяется программным обеспечением.
В этой связи ответ на ещё один вопрос – Что же предлагает рынок программного обеспечения (ПО) для АСУ предприятий гостеприимства, из чего и как следует выбирать?
Исторически сложившееся в нашей стране разделение отрасли гостеприимства обусловило разделение разработок программного обеспечения на ресторанное и гостиничное. Комплексных решений в отечественных разработках практически нет, а то, что есть, либо недостаточно качественное, либо стоит баснословных денег. Приведём краткий анализ рынка программных продуктов по этим двум направлениям.
В гостиничной части в практическом применении преобладают западные разработки. В первую очередь это универсальный программный продукт, который предлагает корпорация «Micros-Fidelio». Соответствующая система обладает всеми необходимыми модулями, требуемыми для автоматизации предприятия гостеприимства. Она используется в крупнейших профильных сетях предприятий гостеприимства за рубежом, в России и в странах СНГ. Но это относится именно к крупнейшим бизнес-образованиям, поскольку средняя российская гостиница не может себе это позволить в силу высокой стоимости продукта.
Среди отечественных разработок заслуживает внимания гостиничная АСУ «Эдельвейс», разработанная петербургской компанией «Рексофт». Она предназначен для автоматизации функций основных гостиничных служб: портье, бронирования, горничных, сервис-бюро, офисного менеджмента, службы телефонной связи, бухгалтерии, коммерческой службы. Однако собственной ресторанной части ПО «Эдельвейс» не имеет. Существует модуль его сопряжения с ресторанным программным продуктом РСТъ:Рестораторъ, разработанный московской компанией РСТъ. Стоимость комплекса меньше, чем Fidelio, но тоже достаточно высока.
В части автоматизации ресторанов и других предприятий питания и развлечений на отечественном рынке к настоящему времени можно выделить три основных класса АСУ. Это полнофункциональные оригинальные системы, системы, базирующиеся на возможностях известного программного продукта «1-С» и программные продукты, заимствованные с запада.
Наиболее распространёнными представителями полнофункциональных систем являются «R-keeper» (компанией UCS), «РСТъ:Рестораторъ» и «РСТъ:Магнатъ» (компания РСТъ) и питерский «Tillypad» одноимённой компании. Они изначально разрабатывались для автоматизации ресторанно-развлекательных предприятий. Поэтому имеют автоматизированные рабочие места (АРМ) для полноценной работы контактного персонала и менеджеров. Кроме того, как уже отмечалось, «РСТъ:Рестораторъ» имеет модуль сопряжения с отечественной гостиничной системой «Эдельвейс». Все эти программные продукты достаточно хорошо отработаны, характеризуются высокой функциональностью и удобны в эксплуатации. Отличия, прежде всего, в цене: наиболее дорогой «R-keeper», наиболее дешёвый «РСТъ:Рестораторъ», который, кроме того, поставляется в коробочной версии. Только система «РСТъ:Магнатъ» к настоящему времени не имеет на профильном рынке равноценных аналогов, поскольку изначально создавалась для автоматизации управления крупными и сетевыми предприятиями гостеприимства. Она, кроме обычного для таких систем функционала, содержит модули операционного планирования, финансовый модуль для решения задач финансового планирования (бюджетирования) и модуль репликации данных для обеспечения управления территориально разнесенными предприятиями.
Среди ресторанных систем, базирующиеся на платформе«1-С», наиболее распространенными являются «Рарус-Общепит» (компания Рарус), «АСТОР: Ресторан» (компания АСТОР), «Трактиръ» и некоторые другие. Наиболее сильным их достоинством, наследуемым от прародителя, является хорошо отработанная автоматизация бухгалтерского учета. Поэтому на предприятиях, где именно он поставлен в основу информационного обеспечения управления, такие системы зарекомендовали себя достаточно хорошо. В остальном, при соизмеримых ценах продажи, их возможности существенно уступают полнофункциональным оригинальным системам.
Заимствованные с запада системы автоматизации ресторанно-развлекательных предприятий в нашей стране широкого распространения не получили. Известны единичные инсталляции системы «Aloha». He вдаваясь в подробности, отметим их главный недостаток: наследование основных возможностей от прародителей. На западе автоматизируемые бизнес-процессы предприятий HoReCa организованы совсем иначе. Поэтому потребителю либо приходится перестраивать свое мышление под программный продукт, либо не пользоваться многими оплаченными возможностями системы.
Какие же выводы следуют из приведённого анализа профильного рынка?
Во-первых, обсуждению не подлежит настоятельная необходимость автоматизировать управление предприятием. Это объективная реальность. Её в бизнесе гостеприимства в условиях нарастающей конкуренции и требовательности гостей никому «не обойти», если предполагается долговременная успешная работа в этой сфере. АСУ это защита доходности и прибыли, а значит защита акционера (учредителя) и бизнеса в целом. АСУ это защита интересов гостя, а значит гарантия его лояльности к предприятию. АСУ это повышение эффективности протекания всех без исключения бизнес-процессов, а значит повышение прибыльности предприятия и расширение возможности мотивации персонал. Этот перечень можно продолжить ещё на страницу, но не в нём дело. Главное – внедрение АСУ это не дань моде, как считают многие, это объективная необходимость обеспечения успешной работы в современных условиях.
Во-вторых, о целесообразном решении проблемы стоимости системы. По непонятным для авторов причинам сложилась следующая ситуация. ПО для автоматизации гостиничной деятельности предприятия гостеприимства, будучи существенно проще, в разы, а то и на порядок, дороже, чем аналогичные продукты для автоматизации ресторанно-развлекательной части предприятия. Стоимость комплексных решений, существующих сейчас, вообще измеряется астрономическими величинами. Поэтому рекомендация однозначна – для начала автоматизируйте ресторанно-развлекательную часть и отладьте в ней управленческий учёт. Это не только ресторан и прочие точки питания, но и сауны, бильярдные, караоке-бары и т.п. Полнофункциональные АСУ, рассматривавшиеся выше, всё это обеспечивают. Тем самым вы, как минимум, перекроете наиболее «злачный» канал для злоупотреблений персонала и увидите, что прибыль оттуда может быть соизмеримой и даже больше, чем от номерного фонда. Из практики известны примеры, когда за первые сутки работы системы доходность этого комплекса возрастала в разы. Ну а уж на десятки процентов практически повсеместно. Кроме того, упомянутые системы позволят вам вести полный учёт приходования и движения всех расходных материалов и других товарно-материальных ценностей, относящихся к номерному фонду.
В-третьих, не следует относиться к АСУ, как к некоему «джину из бутылки», способному всё сделать по вашему приказу. Это инструмент, вы мастер, мастер управления. А всякому мастеру, качественно выполняющему свою работу, нужен качественный высокоэффективный рабочий инструмент. Для современного управленца таковым, несомненно, является автоматизированная система управления. Управление является полностью информационным процессом, следовательно своевременность, полнота, надежность, релевантность, достоверность информации полностью определяют качество принимаемых решений и эффективность управления в целом. Динамика современной жизни в целом и бизнеса в частности приводят к тому, что объемы необходимой информации, поступающей к управленцу за единицу времени, резко возросли и продолжают увеличиваться. Исследования показывают, что зачастую для принятия решения используется не более 10% поступившей информации. А остальная, на получение которой были затрачены немалые средства, просто пропадает напрасно. Человеческий мозг не способен ее обработать в таком объёме и с такой скоростью и учесть в процессе выработки и принятия решения. А информационная насыщенность процессов управления предприятием гостеприимства, как правило, в разы превосходит аналогичный показатель крупных промышленных предприятий. И единственным средством решения проблемы является применение специализированной АСУ.
В-четвёртых, для решения задач автоматизации предприятия гостеприимства необходимы определённые знания. Их краткий перечень включает:
• общие основы применения информационных технологий в управлении предприятиями в общем и предприятиями гостеприимства – в частности;
• типовую структуру и особенности применения АСУ предприятиями гостеприимства;
• методики решения типовых управленческих задач с применением средств автоматизации;
• характеристики, свойства и возможности систем автоматизации управления, применяемых в ресторанно-развлекательном бизнесе;
• особенности организации работы контактного персонала, менеджмента и персонала производства в условиях применения системы автоматизации управления предприятием;
• методы работы по предотвращению злоупотреблений со стороны персонала, обусловленные применением информационных технологий управления предприятием;
• характер и содержание изменения потребностей предприятия в персонале, обусловленного автоматизацией управления.
В завершение статьи приведём примеры решения нескольких стандартных управленческих задач, легко и просто решаемых на АРМ менеджера типовой АСУ предприятия гостеприимства. Поскольку авторами применяется система РСТъ:Рестораторъ, то конкретные термины в текстах задач заимствованы из её функционала. В других полнофункциональных системах имеются похожие возможности, но технологически реализуются по-другому.
Пример 1. Мотивация контактного персонала на более эффективную работу через анализ персонального вклада в выручку
Ситуация. Вы разработали и внедряете систему мотивации контактного персонала в ресторане. Одним из основных критериев оценки является персональный вклад в выручку предприятия за период. Разработано соответствующее положение, в котором определен порядок учета основных влияющих факторов, например: сезонность, обслуживание банкетов, день недели и т. д.
Задача. Необходимо получить структурированную информацию о персональном вкладе каждого официанта (бармена, маркера, оператора сауны и т. д.) в величину выручки предприятия за период.
Решение. В журнале системы «Продажи блюд» подсистемы «Расширенные отчеты» сформируйте отчет по продажам за выбранный период с обязательным включением полей «Обслуживающий», «Сумма», «Итого», а так же других, по вашему усмотрению. Целесообразно отсортировать отчет по возрастанию поля «Итого». Анализ данных этого простейшего отчета позволит вам решить задачу.
Советы. Практика показывает, что данный вид мотивации целесообразно применять за недельный период в середине недели. При более коротком периоде влияет неравномерность заполнения предприятия гостями по дням недели, при более длительном – частично теряется эффективность мотивирующего воздействия. Аналогично можно решать задачу мотивации персонала, обслуживающего номерной фонд.
Пример 2. Анализ доходности объектов учёта предприятия на предмет оптимизации его структуры.
Ситуация. У вас достаточно крупное предприятие, в котором есть несколько объектов учёта, где продаются питание,
барная продукция и услуги типа бильярда, сауны, караоке и т. д. По тем или иным причинам возникла необходимость сократить расходы предприятия. Общий анализ его состояния показал, что это можно сделать или путем сокращения количества объектов учёта (точек продаж) и/или изменением структуры продаваемых услуг.
Задача. Необходимо определить, что и в каком объеме можно сократить с минимальным ущербом для доходности предприятия.
Решение. В подсистеме формирования расширенных отчетов создаем отчет по выручке предприятия за достаточно продолжительный период (например, за месяц, а лучше за квартал) В отчёте делаем группировку по объектам учёта продаж и сортировку по возрастанию. Результаты отчета покажут, что из указанного приносит больший доход предприятию. Естественно, для принятия окончательного решения необходимо учесть и другие косвенные факторы, не подлежащие учету в автоматизированной системе. Например, сокращение точки продаж разливного пива в бильярдном зале может снизить
посещаемость последнего.
Советы. Аналогичным образом можно оптимизировать ассортиментный перечень путем анализа доходности блюд, вырабатывать решения об инвестициях в расширение какой-либо из оказываемых услуг и т. п. Известны случаи аналогичной оптимизации доходности отдельных столиков, посадочных мест за стойкой бара или в музыкальной гостиной с караоке. Соответствующий анализ позволял принимать решения о перестановках столиков, установки перегородок между ними, изменении освещения и т. п., что затем существенно повышало доходность предприятия практически без затрат.
Пример 3. Анализ закупочных цен с целью контроля эффективности работы логистики.
Ситуация. У вас на предприятии есть менеджер, ответственный за решение задач по закупкам расходных материалов,
продуктов, товаров, материалов (логистик). Возникло подозрение, что он завышает закупочные цены (по известным причинам), или просто необходимо проконтролировать эффективность его работы. Вам неизвестны точно текущие среднерыночные цены в вашем регионе на требуемые позиции закупаемого. Для этого необходимо провести подготовительную работу с целью их выяснения. Это можно и нужно сделать с использованием Интернета, соответствующих каталогов, звонков поставщикам или коллегам и т. п.
Задача. Быстро получить структурированную информацию об уровне цен, по которым за некоторый период (например, месяц) делались закупки для предприятия.
Решение. В подсистеме «Расширенные отчеты» сформируйте отчет по складу за определенный период по всем позициям закупок или с установкой фильтров по выбранным позициям. При этом в отчёт обязательно включаются поля «Стоимость» или «Стоимость за единицу». Анализ данных отчёта в сравнении с информацией о среднерыночных ценах позволит вам решить задачу.
Советы. Рекомендуемый контроль целесообразно проводить раз в полгода даже в том случае, если вы абсолютно уверены в добросовестности логистика. Он должен знать, что такой контроль проводится. Тем самым исключаются даже мысли о возможностях злоупотреблять за счет завышения закупочных цен для получения «откатов» от поставщиков. Аналогично можно и нужно периодически оценивать ваши затраты на закупки в целом или по некоторым избранным позициям закупаемого.
Пример 4. Оптимизация складских запасов.
Ситуация. Хорошо известно, что складские запасы расходных материалов, продуктов, товаров, «замороженными» оборотными средствами. С одной стороны, чем больше запасы, тем меньше вероятность того, что не будет удовлетворена любая потребность гостя из установленного на предприятии перечня. Но, с другой стороны, это снижает эффективность использования оборотных средств.
Задача. Необходимо определить оптимальные объемы складских запасов по основным позициям.
Решение. Для определения оптимальных объемов складских запасов требуется иметь статистические данные по расходованию материалов, продуктов и товаров по наиболее важным позициям (в идеале, по всем). Без системы автоматизации решение такой задачи возможно, но крайне затруднено вследствие огромного объема информации. С ее же помощью – легко и изящно, поскольку соответствующий учет ведется автоматически. Порядок практических действий по решению задачи вы найдете в документации к системе «РСТъ:Рестораторъ».
Советы. Необходимо проанализировать данные за два-три месяца. Тогда соответствующая выборка будет репрезентативной. Методику работы целесообразно отработать на двух-трех десятках наиболее ходовых позиций. Далее ее можно распространить на все закупаемое.
