Онлайн-кассы: нововведения в документооборот

Согласно изменениям, которые были внесены к закону Ф3-84, предприятия теперь имеют возможность не проводить учет первичных документов, в том числе и формы КМ-1, КМ-9. Огромная часть кассовой документации фискализируется. Но все же отмечать движение денег в кассовой книге необходимо даже при переходе на работу кассы в режиме онлайн.

Стоит отметить, что кассовые документы являются важным подтверждающим параметром, который используют на любом предприятии, фирме, организации.

Фото: onlainkassy.ru

На сегодняшний день субъекты предпринимательской деятельности в момент перехода на работу онлайн кассы должны правильно оформить документацию:

• отчет о регистрации — реквизиты, которые отражаются в специальной таблице;
• отчет об изменениях соответствующих данных о регистрации;
• кассовые чеки и бланки строгой отчетности;
• отчет, который должен сформироваться в момент закрытия ФН.

Особенности работы с помощью онлайн кассы

Теперь любой фискальный документ следует формировать через онлайн кассу. Другими словами, кассир не нуждается в заполнении фискальных документов в ручном режиме.

Каждая новая модель одобрена ФСН и внесена в соответствующий реестр, который разработан согласно требований ФЗ-84.

Кассир и бухгалтер не обязательно должны знать содержание этой документации, но им важно быть в курсе сроков, периодичности и оснований для создания того или другого документа.

Все документы без исключения сохраняются на протяжении месяца в памяти ФН. Если есть активный выход в интернет, то они автоматом могут передаваться с ФНС. При отсутствии нормального соединения документы не передаются, а онлайн касса в таком случае заблокируется.

Фото: onlainkassy.ru

Кассовые документы при работе с онлайн кассой

Кассовые операции фиксируются в полном соответствии с Указом БР №35210-У от 11.03.2014 года. Причем, после того, как произошли изменения, документооборот сохранился. У кассира остались прежние обязанности и необходимость создания приходных и расходных кассовых ордеров, он также должен вносить информацию в кассовую книгу.

Кассовая книга представляет собой специальный документ, в котором отображаются данные о приходе или расходе денежных средств, здесь также видны реквизиты получателя и отправителя денег. Запись должна быть обязательно осуществлена в день приема денежных средств и проведения соответствующей финансовой операции.

Кассовая книга ведется:

• с использованием бумажных носителей в ручном режиме;
• с применением компьютерных технологий с дальнейшей распечаткой документов;
• в электронном виде.

Менять записи в книге можно только в том случае, если ее заполняли вручную. В данном случае запись, созданную по ошибке, стоит зачеркнуть, а сверху указать верные данные. Подобные изменения в обязательном порядке заполоняют кассир и главный бухгалтер. Если на предприятии есть специальные отделы, то кассовая книга должна вестись в каждом из них. Если же подобные отделы отсутствуют, то можно использовать единую кассовую книгу.

Что же касается частных предпринимателей, то они могут заполнять только одну форму №КО-4. Если же соответствующей записи в книге не будет, в этом случае предусмотрен штраф.

Сегодня делать распечатку и сохранять отчет в онлайн кассе нет необходимости. Расходно-кассовый ордер формируют в момент выдачи кассиру разменных купюр или монет. Все данные должны быть занесены в кассовую книгу. Что касается исправлений в приходных и расходных документах, то их делать категорически запрещается.

Безусловно, ведение бухгалтерского учета, всей документации, книг выданных и принятых денег — это очень важный и кропотливый процесс, которому стоит уделять немало внимания. Материально-ответственные лица должны помнить об этом и со всей серьезностью подходить к решению данного вопроса.