Главная / Для предприятия общепита / Экономика предприятия общественного питания / Операционная карта менеджера по логистике предприятия группы предприятий общественного питания

Операционная карта менеджера по логистике предприятия группы предприятий общественного питания

Семинар Магазины готовой еды и кулинарии: последние тренды

ОПЕРАЦИОННАЯ КАРТА ПО ЗАКУПКЕ ХОЛДИНГА

 

 

        Функции

 

Процессы

Менеджер по логистике

Руководитель  СЛ

Директор БЦ

Шеф-повар

Кладовщик

Бухкипера  БЦ

Результат  процесса

Централизованная закупка

1.Заказ продуктов.

 

 

 

-МЛ получает заявку( по установленной форме ) на закупку от дир. БЦ для согласования  на электронный адрес (____________________) до 19.00 по рабочим дням.

 

 

 

 

 

– Директор БЦ  ежедневно (понедельник -пятница)принимает заявки от кладовщика и шеф-повара  на закупку  товара.

– Директор БЦ определяет  обоснованность заявки, сверяя заказ с текущим состоянием продуктов в системе «Магнат». При необходимости закупки директор БЦ заполняет карту по закупке установленного образца.

 

 

 

 

-Шеф-повар  при необходимости закупки по установленному графику   за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

 

 

-Кладовщик по рабочим дням  при необходимости закупки   за день до поставки подает заявку (установленного образца) директору БЦ.

 

– Утверждение порядка ответственности  и последовательности   взаимодействий между  службой  логистики УК и БЦ .

-Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.

-Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и  не согласованной закупки с службой логистики  УК .

-Постоянный контроль за вводом   накладных в систему «Магнат».

– Сокращение оборотных средств в БЦ  и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение  закупки неликвидных товаров.

2.Согласование заказа на закупку.

 

– Получив заявку на заказ МЛ в течении 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

-При необходимости МЛ вносит изменения в заказ( о которых сообщает директору БЦ) .

 

– РСЛ ежедневно  выборочно контролирует  заказы на закупку из БЦ  , все заказы на сумму свыше 20.000 руб. утверждает лично.

-Директор БЦ  отправляет заявку на заказ   по электронной почте МЛ в УК  на адрес  (____________) до 19.00 по рабочим дням.

-В течение 30 минут директор БЦ получает подтверждение на закупку от МЛ  , при необходимости согласовывает заказ с МЛ по телефону          _____________________________________________

 

  -Доставка по заявке на закупку  присланной до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные  после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

 

 

-Шеф-повар согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

-Кладовщик согласовывает с директором БЦ заявку на закупку исходя из текущего состояния в системе «Магнат»

 

 

3.Заказ товара у поставщика..

 

-После  проверки и согласования заявки с БЦ  МЛ производит заказ у поставщика через оператора, согласовывает его , определяет дату поставки  и форму оплаты.

-Доставка по заявки на закупку  присланные до 14.00 оформляются на следующий день, а полученные  после 14.00 оформляются с доставкой через день кроме субботы и воскресения .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Поставка товара

 

 

-Директор БЦ организует прием товара в БЦ лицами ответственными за этот процесс.(шеф-повар, кладовщик)

-Шеф-повар принимает товар на кухню от поставщика , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу  накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

 

-Кладовщик принимает товар на бар от поставщика , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает её. К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, если оплата по факту то кассовый чек.

-После приема товара кладовщик  передает бухкипперу  накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

-Бухкиппер  БЦ принимает от шеф- повара или кладовщика накладные на поставленный товар , счета фактуры, кассовые чеки , сертефикаты.Эти  документы хранятся у бухкипера  БЦ в отдельных папках. 

-Бухкиппер  БЦ вносит состав накладных в систему «Магнат» непозднее 12.00 следующего дня после поставки.

-Копия накладных пересылается МЛ в УК по электронной почте на адрес  (__________) до 19.00 по рабочим дням.

-На товар который оплачивается по факту бухкиппер    БЦ выписывает расходно   – кассовый   ордер и после этого производит выдачу денег из кассы.

 

 

 

Самостоятельная закупка при форс-мажорных обстоятельствах, закупка на банкет.

1.Заказ товара

 

 

 

 

 

 

1.МЛ получает заявку ( по форме№1,№2) на закупку от дир  . БЦ для согласования  на электронный адрес (___________) до 17.00 ежедневно.

электронной почте и  по телефону В БЦ..

 

 

 

 

 

 

 

– РСЛ ежедневно  выборочно контролирует  заявки  на самостоятельную  закупку из БЦ  , все заказы на сумму свыше 5.000 руб. утверждает лично.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Получает заявку  на продукты от шеф-повара  по форме №2 или кладовщика  по форме №1.

2.Сверяет ее с текущим состоянием в системе «Магнат».

3.При необходимости произвести самостоятельную закупку посылает  заявку на электронный адрес (____________) до 17.00 ежедневно МЛ  в УК .

4. Получив подтверждение, согласованного количества продукта  ,  от МЛ по электронной почте и по телефону производит закупку.

5.Если  не возможно согласовать заказ по  электронной почте, то заявка согласовывается по телефону МЛ(8-901-510-12-70)

 

 

 

 

 

 

 

1.При недопоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе  большего количества определенного продукта шеф-повар заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №2 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

 

 

 

 

 

 

1.При недоставке или недопоставке поставщиком продукции по заявке на закупку,

непредвиденном расходе большего количества определенного продукта бармен заполняет заявку на самостоятельную закупку по форме №1 и отдает ее на утверждение директору БЦ.

 

 

 

 

 

 

1.Получает от директора БЦ  накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

– Утверждение порядка ответственности последовательности  взаимодействий между  службой  логистики УК    и БЦ .

 -Доставка продуктов в БЦ в соответствии с заказом.      

– -Исключение возможности несанкционированного ввода накладных и  не согласованной закупки с службой логистики  УК .

-Постоянный контроль за вводом  накладных в систему «Магнат».

– Сокращение оборотных средств в БЦ  и уменьшение сроков оборачиваемости товаров.

-Исключение  закупки неликвидных товаров.

 

 

 

2.МЛ в течение 20 минут после получения заявки от БЦ сверяет ее через систему «Магнат»с текущим состоянием продуктов в БЦ.

3.После согласования заявки МЛ  подтверждает заказа по электронной почте и  по телефону В  БЦ..

4.Если  не возможно согласовать  заказ по  электронной почте  то заявка согласовывается по телефону с МЛ (___________).

 

 

 

 

 

 

2.Закупка  и приходывание товара .

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения  до 14.00. контролирует введение накладных в систему «Магнат» по каждому БЦ      – После проверки данных МЛ  письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30  РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

 

 

-Директор БЦ назначает ответственного  за самостоятельную закупку или производит ее сам .

-.Директор БЦ не позднее 11.00 следующего дня после закупки  отдает бухкипперу накладные , счета  и чеки на товар для введения их в систему «Магнат»

-Шеф-повар принимает товар на кухню от директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. .К товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара шеф-повар передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

 

-Кладовщик принимает товар на бар от   директора БЦ или ответственного за закупку , сверяет его  с накладной , если есть необходимость вносит изменения в накладную и подписывает ее. К  товару прилагается счет-фактура, сертификаты, кассовый чек.

-После приема товара кладовщик  передает бухкипперу накладную на товар, счета фактуры, кассовые чеки , сертификаты ,

 не позднее 11.00 следующего дня после поставки.

1.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку   накладные на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

 

Ежедневная закупка в БЦ на 500 рублей.

Порядок закупки.

 

 

 

Директор   БЦ назначает ответственное лицо за ежедневную закупку (зам. директора БЦ, администратор смены)

-Директор БЦ выдает накладную № 3 для закупки и определяет количество закупаемого товара с шеф-поваром..

-Шеф- повар подает заявку директор БЦ на ежедневную  закупку.

 

-Бухкиппер БЦ выдает ответственному лицу (зам.директора БЦ, администратор смены)

  500 рублей на ежедневную закупку

– Утверждение порядка ответственности и последовательности  взаимодействий между  службой  логистики УК    и БЦ .

– Закупка только утвержденных позиций  на сумму не более 500 руб.

– контроль ввода накладных в систему «Магнат».

 

Порядок приема и приходывания  товара.

-МЛ ежедневно кроме субботы и воскресения  до 14.00. контролирует введение накладных в систему«Магнат» по каждому БЦ      -После проверки данных МЛ  письменно ( по e-mail) сообщает в срок до 14.30  РСЛ и ИМ холдинга о результатах проверки.

 

 

-Директор БЦ расписывается в накладной на самостоятельную закупку и передает ее для приходывния бухкипперу БЦ не позднее 11.00 следующего дня.

-Шеф-повар принимает товар от зам.директора БЦ или администратор смены по накладной на ежедневную закупку и передает ее Директору БЦ.

 

 

-.Получает от директора БЦ или лица ответственного за закупку   накладную  на закупку, счета, кассовые чеки на товар.

2.Вводит их в систему «Магнат» до 12.00.

3.   Передает копии накладных  МЛ в УК не позднее следующего дня после введения накладной в систему «Магнат».

 

 

Читать далее
Top

Pitportal.ru